Virtuelle Assistentin – wie geht das?

Virtuelle Assistentin – wie geht das?

Letzte Woche hatten wir noch einmal darüber gesprochen wie wichtig es ist, dass du Klarheit darüber gewinnst, was du alles machst und was du davon auslagern kannst, willst und vielleicht sogar musst. Damit sollst du vermeiden, dass irgendwann gar nichts mehr geht und dass du auch – eins, zwei, drei – die Freude und den Spaß an deinem Business verlierst, weil es dich schlichtweg überfordert. Und das wollen weder du noch ich.

Aber wie geht es jetzt genau weiter? Was sind deine nächsten Schritte, die helfen, dass du langsam den Rücken frei bekommst? (Allein der Gedanke löst Glücksgefühle aus, oder?) 😉

Virtuell arbeiten

Für mich persönlich war, bereits seit ich meinen Angestellten-Job an den Nagel gehängt habe, klar, dass ich flexibel arbeiten wollte. Ich wollte nicht tagein tagaus in ein Büro fahren oder mit jemandem im Co-Working, bei mir Zuhause oder im Café zusammensitzen, sondern ich wollte komplett flexibel darin sein wann, wo und wie ich arbeite. Und genau das ist mit dem Stichwort „virtuell arbeiten“ gemeint. Virtuell bedeutet dabei:

  • mit Menschen unabhängig von Ort und Zeit zusammenzuarbeiten (keine Robots) 😉
  • mit Menschen zusammenzuarbeiten, die für mich konkrete Rollen ausfüllen und konkrete Aufgaben übernehmen
  • mit Menschen zusammenzuarbeiten, mit denen ich via E-Mail, Skype, Chat, Tools wie bspw. Trello oder (selten) auch mal am Telefon spreche
  • dass der Austausch und die Ablage von Dokumenten in der Cloud stattfindet (wie bspw. Dropbox oder Google Docs)

Das spart enorm viel Zeit und Geld. Geld, weil ich weder in ein „richtiges“ Büro noch in eine Arbeitsausstattung investieren muss, Zeit, weil ich nirgendwo hinfahren muss, mich nicht zurechtmachen muss, sondern arbeiten kann wo, wann und wie ich will – auch mal im Schlafanzug. 😉

[Tweet „Virtuell arbeiten bedeutet auch, dass ich arbeiten kann wo, wann und wie ich will – auch mal im Schlafanzug. ;)“]

Aber der für mich vielleicht wichtigste Punkt bei der Entscheidung für die virtuelle Arbeit war: Ich bin einfach ein Typ, der Ruhe braucht, um konzentriert zu arbeiten und um Dinge einfach wegzuschaffen. Im Büro machte ich oft eine gegenteilige Erfahrung: Meine ToDo-Liste wurde nicht kürzer, sondern länger. Warum? Weil ich immer irgendwann unterbrochen wurde. Und als Mutter hatte ich schon genug Überraschungs-Unterbrechungen! 😉 Jason Fried erklärt dieses Phänomen sehr schön in seinem TED Talk „Why work does not happen at work“. Sehenswert:

Wenn du dich hier noch ein wenig einlesen möchtest, dann empfehle ich dir das Buch von Jason Fried und David Heinemeyer Hanson „Remote – Office not required“.

Aber jetzt zu der Frage: Wo finde ich virtuelle Mitarbeiter?

Egal ob du virtuell arbeitest oder nicht. Fakt ist: Gute Leute sind wirklich schwer zu finden – erst recht virtuell und erst recht, wenn sie Deutsch sprechen sollen. Aber schwer ist ja nicht gleich unmöglich. Wenn du (wie ich) erst mal eine virtuelle Assistentin brauchst, dann gibt es im deutschsprachigen Raum bspw. Strandschicht, MeinVirtuellerAssistent, eAssistentin oder ManageMyBusiness. Im englischsprachigen Raum gibt es bspw. Elance oder Upwork (ehemals oDesk).

[Tweet „Gute Leute sind wirklich schwer zu finden – erst recht virtuell und erst recht, wenn sie Deutsch sprechen sollen #virtualassistent“]

Die Qualität der deutschen Anbieter kann ich persönlich nicht beurteilen. Ich habe bisher nur Erfahrung mit Upwork gemacht. Leider ist es dort tatsächlich die Suche nach der „Nadel im Heuhaufen“, weil die Plattform englischsprachig ist. Einige MomPreneurs haben gute Erfahrungen mit Strandschicht gemacht. Vielleicht hast du eine persönliche Erfahrung oder Empfehlung, die du an die MomPreneurs Community weitergeben möchtest?

Ich empfehle dir (wie ich) zunächst jemanden auf Freelancer Basis zu suchen. Damit hast du die Möglichkeit zuerst auf Tuchfühlung zu gehen und zu testen, ob Chemie und Fähigkeiten stimmen. Darüber hinaus brauchst du niemanden in Voll- oder Teilzeit beschäftigen, sondern „nur“ nach deinem aktuellen Bedarf.

Ein gutes Briefing ist das A und O

Und bevor ich schließe möchte ich dir noch etwas Wichtiges mitgeben, um ein wenig Erwartungsmanagement zu betreiben: Virtuelle Assistenten sind keine billigen Arbeitskräfte, auch wenn ihre Stundenlöhne oftmals deutlich unter den „lokalen“ Stundensätzen liegen. Es sind Menschen, die wie jeder andere Mitarbeiter Aufmerksamkeit, Einarbeitung und vor allem eine gute Kommunikation benötigen. D.h. sie müssen in Form eines klaren Briefings vermittelt bekommen, was von ihnen genau erwartet wird. Denn diese Klarheit ist Voraussetzung, dass du tatsächlich den Rücken frei bekommst.

[Tweet „Die Klarheit eines guten Briefings ist Voraussetzung, dass du tatsächlich den Rücken frei bekommst.“]

Und noch etwas: Bitte, bitte erwarte nicht von deiner virtuellen Assistentin, dass sie alle deine aktuellen Herausforderungen löst! D.h. bspw. deine Kundenkorrespondenz übernimmt, deine Finanzbuchhaltung managed, dein Logo designt, deine Webseite entwickelt, dich bei Google nach oben ranked, deine Blogposts schreibt, die Termine der Schule, Kita, Kindergeburtstage etc. im Auge behält und nebenbei noch schnell mal ein wenig Social Media macht. Du weißt selbst, dass so etwas unmöglich ist. Und selbst deine Kinder wissen vielleicht schon, dass es mind. 10 verschiedene Handwerker benötigt, um ein Haus zu bauen. Du würdest ja auch nicht vom Dachdecker erwarten, dass er die Innenarchitektur macht, oder?

Und entschuldige bitte, wenn ich mich hier noch mal wiederhole: Klarheit auf deiner und auf der Seite deiner zukünftigen virtuellen Assistentin oder deines Mitarbeiters ist das A und O! Und hier bitte ich dich noch einmal um eine kleine Hausaufgabe, wenn du gerade vor der Entscheidung stehst, Aufgaben auszulagern. Investiere in eine gute Job-Beschreibung. Beispiele sind immer konkret und deshalb habe ich für dich eine Beispiel Job-Beschreibung für eine virtuelle Assistentin geschrieben. Vielleicht hilft sie dir als kleiner Leitfaden:

Du möchtest virtuell arbeiten und brauchst praktische Tipps und Empfehlungen, wie das am Besten funktioniert? Ich überlege hierzu ggf. ein kleines Tutorial anzubieten. Würde dich das interessieren? Wenn ja, dann hinterlasse hier bitte deinen Namen und deine E-Mail Adresse. Ich informiere dich, wenn es tatsächlich verfügbar ist.

[mpr_produkt]

Wie sind deine Erfahrungen mit virtuellen Mitarbeitern? Welche Erfahrungen hast du gemacht? Wenn du dich hierzu mit anderen MomPreneurs austauschen möchtest, dann komm in unsere MomPreneurs Facebook Gruppe oder triff Gleichgesinnte auf unseren MomPreneurs Meetups.

Titelbild: AstroStar/Shutterstock.com; Video: Jason Fried at TEDX: Why work doesn´t happen at work

5 Comments
  • Elke Voß
    Posted at 15:32h, 29 Januar Antworten

    Ein interessanter Artikel. Gern hätte ich dazu Neuigkeiten. Ich waere gern virtuelle Assistenten , da ich einen neuen Nebenjob suche. Aber wer weiß , vielleicht würde hä auch ein Vollzeitjob daraus. Ich waere offen dafür.

  • Dr. Kirsten Butterweck
    Posted at 16:54h, 01 August Antworten

    Ich denke, die agilen Arbeitsformen, die nicht mehr an das Büro und klassische Arbeitsmethoden gebunden sind, werden sich immer stärker durchsetzen. Ich bin seit Jahren als Virtuelle Mitarbeiterin tätig, freue mich über anspruchsvolle Aufgaben und die Auseinandersetzung mit komplexen Themen. Es macht ganz einfach Spaß, ständig dazuzulernen! Ich würde mich freuen, auch hier bei den Mompreneurs neue Tätigkeitsfelder zu erschließen.

  • Elisa Gabriele
    Posted at 17:06h, 02 August Antworten

    Hallo

    Mein Name ist Elisa und ich bin sehr interessiert an praktische Tipps und Empfehlungen um virtuell arbeiten zu koennen. Hast Du das Tutorial bereits erstellt? Ich bin sehr daran interessiert..

    Vielen Dank und Gruesse aus Mexico
    Elisa

  • Julia Ressel
    Posted at 19:18h, 20 August Antworten

    Hi, ich bin selbst Virtuelle Assistentin, für mich als zweifach Mama einfach perfekt. Ich habe mich vor allem auf Social Media Arbeit und die Produktion von audiovisuellem Content spezialisiert. Bald bringe ich einen Podcast zum Thema Virtuelle Assistenz heraus. Folgt mir doch gerne um das nicht zu verpassen.
    Instagram: frau_farbenfroh
    Facebook: Julia Ressel – Virtuelle Assistentin

  • Sabrina
    Posted at 17:20h, 07 September Antworten

    Danke für den diesen tollen Beitrag. Ich bin auch seit kurzem neberuflich virtuelle Assistentin und meine Erfahrung ist ebenfalls das eine EierlegendeVollmichsau gesucht wird. Die möglichst wenig kostet und das Business des Kundens nach drei vier Sätzen verseht und optimieren kann. Würde mich auch über mehr Infos. freuen. LG Sabrina

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