Ja – ich weiß. Das Thema „Planung“ ist manchmal so eine Sache. In der Vergangenheit habe ich das Thema oft und gerne verdrängt oder schlichtweg vergessen.

Gerade die Jahresplanung ist ja oft eine „größere Sache“, wo du dir klar werden musst, was du wirklich willst, sprich: was deine „großen“ Ziele sind.

Das ist natürlich nicht so einfach oder eindeutig und deshalb machst du es auch nicht so oft, vermutlich gegen Anfang oder Ende des Jahres, oder?

Und dann liegen sie da, deine Ziele. Manchmal auf Papier in der Schublade oder sie verstecken sich in einer Excel Liste irgendwo unauffindbar auf deinem Rechner.

Und eins, zwei, drei hast du den Kopf voll mit anderen Sachen, Todos, Herausforderungen, Ideen (man könnte ja auch…?!) und hast schnell vergessen, was du dir eigentlich vorgenommen hattest.

Oder es kommt so wie bei mir: Die Dinge entwickeln sich anders als geplant. Darüber könnte ich einen eigenen Blogpost schreiben, aber das würde jetzt den Rahmen sprengen.

Auf jeden Fall hat das entscheidend dazu beigetragen, dass ich meine (großen) Ziele und Prioritäten nicht nur überdacht und neu geplant habe, sondern dass meine gesamte Planung jetzt anders läuft.

Denn du weißt ja selbst wie es ist: Das Leben als MomPreneur ist nun mal bunt. Neue Herausforderungen kommen ständig hinzu, geplante Projekte funktionieren nicht so, wie du es dir vorgestellt hast, neue Chancen tun sich auf und zwischendurch sorgt deine Familie für kleine oder große Katastrophen Überraschungen.

Kurzum: Es macht absolut Sinn, dass du als MomPreneur regelmäßig und kritisch prüfst, wo du stehst, was du erreicht hast und vor allem ob deine Ziele und deine Prioritäten noch „richtig“ sind.

Und genau das habe ich im Sommer einfach mal in Ruhe gemacht.

Heute möchte ich dir erzählen, wie ich plane und warum mir das ungemein hilft, mich zu fokussieren, damit ich „im ganz normalen Wahnsinn“ nicht den Überblick verliere.

Früher…

habe ich unzählige Aufgaben in den Kalender oder auf die Todo Liste geschrieben. Frei nach dem Motto „Aus dem Kopf aus dem Sinn“.

Auf diese Weise war ich (gerade die lästigen, anstrengenden) Aufgaben für den Moment los und hatte auch kein schlechtes Gewissen. Sie waren ja im Kalender.

Aber immer, wenn sie dann plötzlich auf meinem Bildschirm als Todo aufpoppten, dachte ich für eine Sekunde: Nee, jetzt nicht und klickte sie einfach weg.

Das war natürlich keine Lösung. Im Gegenteil. Ich habe damit Zeit und auch Geld verloren. Warum?

Weil ich oft willkürlich entschieden habe, mich verzettelt habe oder mich in absolut unwichtigen Dingen verloren habe.

Als MomPreneur…..

wurde die Zeit immer knapper, während die Aufgaben und Herausforderungen wuchsen. Ein neues System musste her!

Inzwischen habe ich viel ausprobiert und optimiert. Mit meinem aktuellen System gelingt es mir tatsächlich meine Jahresziele stets im Auge zu behalten und davon monatlich, wöchentlich und täglich meine Aufgaben und Prioritäten abzuleiten.

Hört sich gut an?

Tatsächlich nutze ich für meine Planung eine interessante Mischung aus Papier, digitalen Tools und Apps.

Das hört sich im ersten Moment kompliziert an, aber vielleicht ist es einfacher, wenn ich dir schrittweise erkläre, wie das funktioniert.

Schritt 1: Jahresplan – the big picture

Für meine Jahresplanung verwende ich eine kostenlose Jahreskalender Vorlage in Excel und trage zuerst alle wichtigen Familien- und Schultermine sowie die Schulferien ein (grau). In der Regel bin ich immer wieder aufs Neue überrascht, wie viel Zeit damit schon mal weg ist bzw. anderweitig geplant werden muss.

Im nächsten Schritt trage ich alle wiederkehrenden Business-Termine ein. Das sind bspw. die MomPreneurs Meetups (orange), die in der Regel an jedem 2. Donnerstag im Monat stattfinden.

Auch andere Termine und Veranstaltungen, die ich quasi „fest im Programm“ habe und die über einen längeren Zeitraum laufen, wie bspw. die MomPreneurs Masterminds (rot), plane ich auf diese Art und Weise.

In der Vergangenheit habe ich schon mal „aus dem Bauch“ und mitten in die (Schul-) Ferien geplant. Das hat natürlich nicht funktioniert und ich habe dadurch im Ergebnis Zeit und Geld verloren.

Was mich zum nächsten wirklich wichtigen Punkt bringt: Deine strategischen Projekte und Initiativen, die deine wichtigsten Einnahmequellen sind. Und  hier gilt: Je hochpreisiger das Produkt/Service, umso mehr Zeit musst du einplanen, damit auch das rauskommt, was du dir vorgenommen hast.

Für mich stehen in diesem Jahr noch zwei wichtige Projekte an, die ich bereits JETZT plane. Bevor ich irgendetwas in den Kalender eintrage, überlege ich mir in einem Brainstorming was das Produkt ist, was drin ist und was eben nicht drin ist.

Ein ganz wichtiger Schritt, denn oft siehst du dadurch erst wie viel Arbeit (tatsächlich) drin steckt und was du für die Umsetzung brauchst: Kannst du alles selbst machen oder brauchst du externe Hilfe – vielleicht einen Programierer?

Was wird wann von wem gemacht? Worum musst du dich bereits jetzt kümmern und was kann  später gemacht werden?

Ich empfehle dir einen einfachen Projektplan, mit Hilfe dessen du nicht nur einen Überblick über die Inhalte, sondern auch über den Aufwand und die Kosten gewinnst.

Für mich funktioniert die Kombination aus Excel und Trello gut, aber Word geht sicherlich auch. Wichtig ist, dass du Klarheit gewinnst!

Wenn du soweit bist, dann kannst du deinen Launch-Termin in den Kalender eintragen und damit beginnen die Meilensteine rückwärts  zu planen.

Auf diese Weise kannst du relativ schnell sehen, wo es tatsächlich eng wird. Sind gewissen Zeiträume schon für andere Aktivitäten reserviert? Hast du vergessen einen Puffer einzuplanen (solltest du unbedingt!)? Hast du in die Ferien geplant?

Ja?? Dann ist jetzt der Moment wo du priorisieren musst und andere Dinge absagen musst. Und zwar knallhart! Was ist wichtiger? Was bringt dich und dein Business wirklich weiter?

Vermutlich brauchst du einen Moment, um alles solange hin- und her zu schieben, bis es tatsächlich passt und du damit ein gutes Gefühl hast.

Dennoch: Mach dich nicht verrückt! Sobald der Termin im Kalender ist, hast du ein klares Ziel vor Augen und die Uhr tickt!

Jetzt geht es darum, dass du dich klar fokussierst, direkt startest und dein Ziel und deine Meilensteine im Auge behältst und regelmäßig prüfst wo du stehst und ob deine Planung noch aufgeht.

Ein kleines Beispiel: Wenn du ein eBook schreiben möchtest, dann kannst du bspw. jede Woche ein Kapitel schreiben. Wenn dir die Inhalte noch nicht 100% klar sind und du auch nicht sicher bist, ob dein Buch überhaupt nachgefragt wird, dann solltest du eine Umfrage als weiteren Meilenstein einplanen.

Mindestens genauso wichtig sind sämtliche Marketing-Aktivitäten. Denn es ist nun mal so: Keiner wird dein Buch einfach so kaufen. Du musst die Werbetrommel rühren und dir genau überlegen, was du wann machst, um dein Buch an den Mann oder die Frau zu bringen. Alles wichtige Milestones in deinem Projektplan!

Und genau die gehörten auch in deinen Kalender. Auf diese Weise kannst du deine Prioritäten pro Monat und für jede einzelne Woche ableiten. Das Prinzip nennt sich „Goal Setting to the Now“. Hier kannst du nachlesen, wie das genau funktioniert.

Schritt 2: Vom Monats- zum Wochenplan

Ich persönlich plane wochenweise und überlege mir, was bis zum Ende der Woche gemacht werden muss. Die Methode, die ich sehr hilfreich finde und die ich dir (in einer einfachen Form) wirklich empfehlen kann, heißt SCRUM.

Wichtig ist, dass du deine Aufgaben priorisierst und in eine klare Reihenfolge bringst. Behalte dabei das Input-Output Verhältnis im Blick: Wie viel Aufwand/Arbeit/Ressourcen brauchst du und wie viel kommt am Ende raus. Du solltest nur Dinge priorisieren, die für dein Business wirklich Sinn machen. Egal, ob du oder jemand anders das macht.

Ich erinnere bis heute, dass mein Vater mir als kleines Kind schon beigebracht hat: Erst denken, dann machen! Ich wollte immer zu schnell machen 😉

Deine Zeit ist begrenzt und eine Woche ist schnell rum. Ich überlege mir deshalb wie viel Zeit ich für welche Aufgabe in etwa brauche. Wenn ich Aufgaben outsource, dann verlange ich vorab (immer) eine Schätzung. Alleine schon, damit die Kosten nicht aus dem Ruder laufen!

Damit stehen meine Prioritäten für die Woche.

Und jetzt wird es spannend, denn für das operative Arbeiten wechsle ich tatsächlich das Tool. Weiter geht es in Trello.

Ich merke gerade, dass das Thema doch umfassender wird und natürlich möchte ich dich jetzt nicht abwürgen.

Hier ist inzwischen auch echt was los. Meine Kinder machen gerade RämmiDämmi und vielleicht sitzt du auch ein wenig auf heißen Kohlen?

Ich schreibe den 2. Teil nächste Woche, ok?

Ich freue mich, wenn dir der eine oder andere Tipp weiterhilft. Hinterlass mir doch gerne einen Kommentar unten, wenn du noch Fragen hast oder wenn ich einen bestimmten Punkte noch aufgreifen soll.

Wir hören uns!

Bilder: Esther Eisenhardt