Letzte Woche hatte ich dir einen Vorsatz für das neue Jahr mitgegeben: Finde heraus, was dich und dein Business tatsächlich voranbringt und konzentriere dich auf eine Sache zurzeit. Ich hatte dir einige Beispiele gegeben, wie ich das mache oder wie das funktionieren kann. Aber ich weiß ja, wie es ist: Im Alltag kommt dann oft alles anders oder etwas dazwischen. Ich kenne das natürlich auch!

Es geht nicht darum, sieben Tage die Woche zu arbeiten. Es geht nicht darum keine Pausen zu machen. Im Gegenteil. Es geht darum, dass du dich in der Zeit, die dir jeweils zur Verfügung steht auf deine jeweils wichtigste Sache konzentrierst, damit dein Tag trotz all dem Wahnsinn für dich und dein Business produktiv und erfolgreich wird.

Tages-Routine: Dein Schlüssel zum Erfolg!

Ich selbst habe immer wieder versucht, meine Tagesplanung zu optimieren, damit ich mehr in weniger Zeit schaffe oder schneller vorankomme. Über Jahre. Ich dachte oft „viel hilft viel“ und habe deshalb versucht länger (abends bis in die Puppen) zu arbeiten oder mehrere Dinge gleichzeitig zu tun, um noch mehr zu schaffen. Keine Ahnung wie deine Erfahrung ist, aber bei mir hat es nicht geklappt: Es kam NICHT mehr raus. Ich war dauermüde, gestresst, unproduktiv, unzufrieden und irgendwann war auch meine Familie unzufrieden und der Karren im Dreck.

Vor gut zwei Jahren habe ich aufgehört. Aufgehört mehr und alles zu wollen. Ich habe weniger gemacht und mehr erreicht. Habe mich darauf konzentriert was für mich, meine Gesundheit, meine Familie und mein Business wirklich zählt. Entscheidend hierfür waren zum einen der Wechsel von reaktiv zu proaktiv, das heißt, selbst zu bestimmen anstatt bestimmt zu werden und ein fester Tages- und Wochenplan mit festen Routinen: Nicht jeden Tag neu das Rad erfinden, sondern eine konsequente Planung, wann ich arbeite, wann ich NICHT arbeite, wann ich Zeit für mich habe, um laufen zu gehen, gesund zu kochen und ausreichend zu schlafen und natürlich auch Zeit für die Familie.

Tipp: Plane zwischen 8 und 11 Uhr KEINE Termine. Bei mir ist sogar in der Regel jeden Tag zwischen 8 und 12 Uhr tabu für Termine, Telefonate oder sonstige Unterbrechungen. Damit hast du nicht nur einen Puffer für deine absolute Fokuszeit, sondern auch einen Puffer, falls ein Kind krank sein sollte.

Schaffen anstatt geschafft werden

Du kannst nur etwas bewegen, wenn du SCHAFFST, also Dinge tust, die dein Business wirklich voranbringen. Hier gilt das gute alte Pareto-Prinzip: 80% Wirkungsgrad mit 20% Einsatz. Eine grundlegende Voraussetzung dafür ist der Wechsel vom reaktiv konsumieren zum aktiv produzieren. Mit „konsumieren“ meine ich zum Beispiel das verdaddeln deiner Zeit auf Facebook, Twitter & Co., Videos auf YouTube, E-Mail Newsletter und unwichtigen E-Mails. Denn bevor du dich versehen hast, ist deine Zeit um und du bist vermutlich keinen Schritt in deinem Business vorangekommen und hast es wieder nicht geschafft Sport zu machen. Wir alle sind nicht perfekt und wir alle haben diese Tage, wo einfach nichts geht. Aber diese Tage sollten wirklich die Ausnahme bleiben.

Tipp: Nutze eine Eieruhr oder einen einfachen Timer, damit du deinen Arbeitszeit im Blick hast. Ich persönlich nutze die Pomodoro-Methode: 50 Minuten Fokus-Arbeitszeit, 10 Miuten Pause und bewegen (Hintern hoch vom Schreibtisch!) und am besten kurz an die frische Luft.

E-Mails: die Agenda von anderen, nicht deine

Es muss einfach mal in dieser Deutlichkeit gesagt werden: E-Mails kosten Zeit und sind in der Regel die Priorität von anderen. Sie kosten DEINE Zeit und oft steht diesem Zeitinvestment kein signifikanter Mehrwert gegenüber. Sie kosten DEINE Nerven, weil alleine der Blick in ein volles Postfach mit unzähligen ungelesenen Nachrichten per se stresst. Ganz zu schweigen von Benachrichtigungen über eine weitere neue E-Mail, die in Form von einem schrillen Bing, einer Fahne, Popup oder sonstiger Gestalt ungefragt in deine Arbeits-Routine einfallen und dich unter Umständen aus der einen Sache rausreißen, die dein Business wirklich weiterbringt. Crazy!!

Ein echtes Problem entsteht, wenn dich die steigende Anzahl an E-Mails nicht nur überfordert, sondern soweit ablenkt, dass du nicht nur den Blick und Fokus für deine eine Sache verlierst, sondern weder Kraft noch Willensstärke besitzt, um wirklich etwas für dich und dein Business zu bewegen. Das ist vergleichbar mit dem Thema „fit werden“ – auch gerade zum Jahresanfang ein Thema – , wo es darum geht unnötigen Ballast loszuwerden: Wenn du aus Zeitmangel immer Tiefkühl-Pizza isst, dann musst du entsprechend länger im Fitness-Studio schwitzen, länger auf dem Sofa ausruhen, schläfst schlechter, schaffst weniger und so weiter. Es geht also darum, ganz signifikant zu reduzieren und darauf zu achten, dass wirklich nur relevante Sachen „reinkommen“, damit etwas Sinnvolles für dich am Ende rauskommt.

Fünf E-Mail Detox Tipps, die dich sofort befreien

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1. Löschen und abbestellen: JETZT!

Als MomPreneur fliegen dir viele Themen um die Ohren und ich vermute einfach mal, dass sich diese zum großen Teil auch in deinem E-Mail Postfach wiederfinden: Egal, ob es um neue Tools, Trends, Marktanalysen, Wettbewerber, Video-Kurse oder den großen Familien SALE bei deiner Lieblingsmarke geht: Du möchtest einfach dranbleiben und/oder nichts verpassen. Das Problem ist nur, dass du durch das Lesen von unwichtigen E-Mails, Markt-Trends oder Dingen, die „auch noch interessant sind“, keinen Mehrwert schaffst.

Ab sofort übernimmst DU das Ruder, indem du alle E-Mail und Social Media Benachrichtigungen abschaltest. Checke die Nachrichten, die für dich wichtig sind, wenn DU es willst und nicht wenn ANDERE es wollen! Überprüfe jede E-Mail in deinem Posteingang kritisch auf ihren Mehrwert: Bringt dich der Inhalt der E-Mail im Hinblick auf dein aktuelles Ziel, deine eine Sache wirklich weiter? Ist es das was du JETZT und nicht irgendwann (wenn überhaupt) wirklich brauchst? Lohnt es sich wirklich für dich, diese irre lange E-Mail zu lesen UND zu beantworten?

Wenn nein, dann bitte direkt löschen, abbestellen oder kurz und freundlich antworten mit Textbaustein 1: “Es tut mir leid, aber ich habe derzeit andere Prioritäten/einen anderen Termin und stehe deshalb leider nicht zur Verfügung/kann leider nicht weiterhelfen.” Es gibt kaum eine E-Mail oder Info, die du nicht jederzeit einholen oder neu abonnieren kannst, wenn du sie wirklich brauchst!

2. E-Mails synchronisieren

Oft arbeitest du da, wo du kannst: Am Küchentisch, auf dem Sofa, in der Warteschlange, auf dem Spielplatz, neben dem Kinderbett oder auch mal ganz klassisch am Schreibtisch. Umso wichtiger, dass du überall und jederzeit die Möglichkeit hast, E-Mails auch zwischendurch kurz zu beantworten. Aus meiner Erfahrung funktioniert das sehr gut mit Google Apps, wo ich von überall aus auf alle meine E-Mails und Ordner zugreifen kann. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass alle E-Mails in der Cloud sind und ich nicht Gefahr laufe durch einen Rechnerunfall (Kind kippt Saft über den Rechner, ich kippe Tee über den Rechner oder ähnliches) die wirklich wichtigen E-Mails und Kontakte zu verlieren.

3. E-Mails strukturieren

Google Apps bietet zahlreiche Möglichkeiten, dein Posteingang zu konfigurieren, so dass E-Mails, die wichtig sind (z.B. Webseite Analytics Daten), jedoch keine unmittelbare Aktion von DIR erfordern, automatisch in bestimmte Ordner einsortiert werden und nicht deinen Posteingang vollstopfen. Überlege dir eine einfache Ordner Struktur. Umso weniger Ordner, umso besser. Ich empfehle drei Standard-Ordner wie „Eingang“ (Sachen die deine Aktion erfordern), „Check“ (lesen, aber keine Aktion erforderlich) und „Archiv“ (Info wird noch gebraucht). Darüber hinaus macht es natürlich Sinn sich eine Struktur für Kunden oder Verkäufe zu überlegen oder diese komplett an ein Kunden-Support-System wie zum Beispiel Zendesk auszulagern.

4. Keine Team E-Mails mehr dank SLACK

Team-E-Mails können einen erheblichen Beitrag leisten, dass deine Postfach ordentlich voll wird – insbesondere wenn bspw. noch drei E-Mails mit „Danke“ und „Bitte gerne geschehen“ hin- und hergehen. Problem auch hier: Es werden immer mehr! Eine echte Befreiung für uns als Team war die Entdeckung der kostenlose App SLACK, in die wir die gesamte Team Kommunikation ausgelagert haben. SLACK läuft auf allen Devices und wir können (ähnlich wie bei Google Apps) jederzeit und überall miteinander kommunizieren. Wenn du ein Team hast, dann kann ich dir SLACK wärmstens empfehlen!

5. E-Mails schnell beantworten

Dein Ziel sollte es sein, möglichst schnell wichtige E-Mails zu beantworten. Es geht darum, voranzukommen und ebenfalls andere dabei zu unterstützen voranzukommen. Wenn du eine ellenlange E-Mail schreibst, dann musst du dich nicht wundern, wenn du erstmal keine Antwort bekommst. Dafür haben heute die meisten Leute einfach keine Zeit. Komm auf den Punkt, triff Entscheidungen, damit du und auch die anderen weiterarbeiten können.

Titelbild: Esther Eisenhardt