Warum Planung die halbe Miete ist (Teil 2)

Warum Planung die halbe Miete ist (Teil 2)

Letzte Woche habe ich in Teil 1 darüber geschrieben, warum ich mitten im Jahr meine Jahresplanung mache und dir unbedingt empfehle, deine Ziele und Prioritäten regelmäßig zu prüfen.

Als MomPreneur ändern sich schnell Gegebenheiten (Läuse in der Schule), Herausforderungen (Business-Meeting ausgerechnet nachmittags um 16:30 Uhr inmitten der Familienzeit) und Chancen kommen um die Ecke (Presse-Interview noch heute?) und du musst stets aufpassen, dass du nicht vom Kurs abkommst.

Und genau deshalb versuche ich mich immer auf meine Ziele zu konzentrieren, die wiederum meine Prioritäten und Aufgaben für die Woche bestimmen.

Schritt 1: Plane bereits abends die Woche und jeweils deinen Tag

Auch hier gilt es vorausschauend zu planen. Das mache ich in der Regel Sonntagabend. Zuerst ein Blick auf  meinen Jahreskalender und dann ein Blick in meinen Google Kalender. Welche festen Business- und Familiy Termine stehen diese Woche an?

Was sind die wichtigsten Aufgaben, die ich erledigen muss, damit ich meine Wochenziele erreiche? Welche Aufgaben mache ich gleich am Montag und welche Aufgaben können 2-3 Tage warten? Wo gibt es Abhängigkeiten? Braucht jemand etwas von dir, um weiterarbeiten zu können?

Jetzt wird es spannend, denn für das operative Arbeiten wechsle ich tatsächlich das Tool. Weiter geht es in Trello, eins meiner absoluten Lieblingstools, wo  ich jeweils meine Woche plane. Hierfür verwende ich eine feste Vorlage, die du hier siehst:

MomPreneurs_Esther_Trello

Alle Vormittage sind in der Regel von 8-12 Uhr geblockt. Ich nenne das meine Fokuszeit. In dieser Zeit konzentriere ich mich auf meine wichtigsten Aufgaben. E-Mails, Telefon und Social Media sind in dieser Zeit tabu. Ausgenommen davon sind feste Termine wie meine Meetups und Masterminds und natürlich sonstige Katastrophen, die zum Glück relativ selten sind 😉

Schritt 2: Berücksichtige deine persönliche Leistungskurve

Alle weiteren Termine plane ich stets außerhalb von meiner Fokuszeit. Ich kenne mich und meine persönliche Leistungskurve. Und genau das versuche ich ebenfalls bei meiner Planung zu berücksichtigen: Nach meiner Fokuszeit gehe ich gerne einfach mal an die frische Luft und vereinbare in dieser Zeit Telefontermine oder geh laufen (im Herbst/Winter ist es morgens zu dunkel), um mich zu bewegen und frische Luft zu schnappen.

Am Nachmittag lässt meine Konzentration nach und dann mache ich Dinge, die ich relativ einfach abarbeiten kann und wofür ich nicht die volle Konzentration benötige.

Das ist bspw. die Vorbereitung von Porträts oder die Beantwortung von E-Mails. Eine E-Mail ist dabei eine Mini-Aufgabe, d.h. ich kann diese auch mal zwischendurch schnell beantworten, auch wenn meine Kinder da oder beschäftigt sind.

Tipp

Mach dir eine Liste von Aufgaben, die nicht mehr als 10-15 Minuten dauern sollten. Diese Aufgaben kannst du nacheinander abarbeiten, wenn du ein Baby, ein krankes Kind oder in den Ferien deine Kinder zuhause hast und gefühlt nie zum Arbeiten kommst. So wie bei mir gerade – wie du auf dem Bild siehst 😉

Auf diese Weise kommst du wenigstens dazu, überhaupt etwas zu schaffen und du bist einfach zufriedener.

Schritt 3: Priorisiere knallhart und lerne NEIN zu sagen

Wichtig ist, dass du bei deinen Aufgaben klar differenzierst und entscheidest, welche Aufgaben dein Business wirklich weiterbringen.

Hier ein einfaches Model zur Veranschaulichung:

MomPreneurs_Aufgaben_Matrix

A und B sind für dein Business essentiell. Wenn du noch kein Angebot oder Produkt hast, dann hat A klare Priorität. Hier ist dein Hebel!

Versuche 80% deiner Zeit in A + B zu investieren und mit Aufgaben, die gemacht werden müssen nicht mehr als 20% deiner Zeit zu verbringen.

Alles was in C steht und wozu du absolut keine Lust hast oder Jahre brauchst, solltest du entweder auslagern oder einfach (wenn möglich) NICHT MEHR machen. Schlüsselfähigkeit: NEIN sagen!

Ja, das ist schwer! Weiß ich selber. Aber es lohnt sich, dass du dieses einfache Schema für deine Planung nutzt!

Zurück zur Tagesplanung.

Jetzt sollte dir klar sein WAS deine wichtigsten Aufgaben sind. Ein weiterer Hebel, um deine Produktivität zu boosten ist das Thema „Zeiteinteilung“.

Schritt 4: Nutze die Pomodoro Methode

Mein ultimativer Tipp, wie ich meine Fokuszeit maximal ausnutze: die Pomodoro Methode. Nach meiner Erfahrung eine der besten Methoden, um produktiv zu arbeiten!

Die Methode ist recht einfach: Du arbeitest 25 Minuten konzentriert und ohne Ablenkung an einem Thema und dann machst du 5 Minuten Pause. Wenn du 4 Pomodori (so heißen die 25 Minuten- Arbeits-Einheiten) geschafft hast, dann folgt eine längere Pause von 30 Minuten. Dann geht es wieder von vorne los. Simple as that!

Ich persönliche nutze die kostenlose App Fokus Keeper, die super einfach ist und mich immer mit einem Gong erinnert, wenn es Zeit ist, eine Pause einzulegen. Gleichzeitig wird mir angezeigt, wie viele Runden ich schon geschafft habe. Kleiner Motivations-Kick am Rande möglichst viele Runden zu schaffen (wie bei einem Boxkampf 😉

 

Fazit

Inzwischen nehme ich meinen Kalender und mein Trello Board sehr ernst. Beide sind für mich so etwas wie ein Accountability Partner geworden. Sie helfen mir mich auf meine wichtigsten Ziele und Aufgaben zu fokussieren, meine Zeit besser zu managen und Sachen, die NICHT MEINE Priorität sind (konsequent) abzusagen.

Und natürlich gibt es auch bei mir immer wieder Tage, wo ich viel weniger schaffe, als ich mir vornehme. Aber das liegt auch ein wenig an meiner Persönlichkeit. Ich habe so viel Leidenschaft und so viele Ideen und möchte oft am liebsten alles machen. Aber mein Tag hat auch nur 24 Std. und wenn du mich kennst, dann weißt du, wie wichtig für mich die Themen Schlaf, Ernährung und Bewegung sind. Denn genau diese sind (vor allem) meine geheimen Produktivitäts-Booster!

Aber gerade weil du (wie ich) auch Zeit für die Familie und für dich brauchst, ist es super wichtig, dass du die Zeit, die dir zur Verfügung steht, optimal für dein Business nutzt. Denn du weißt ja wie schnell dein Plan von jetzt auf gleich über Bord fliegen kann. Deshalb: Starte am besten gleich früh und beginne mit deiner wichtigsten Aufgabe.

Ich bin immer super happy, wenn ich wirklich wichtige Dinge geschafft habe, bevor meine Kinder nach Hause kommen. Das gibt mir Kraft und Ruhe für die Kinder und alles was der Tag noch so bringt!

Aber last but not least: Mach dich nicht verrückt! Wir alle sind Menschen und natürlich passiert es, dass sich Dinge trotz Planung (wie bei mir) anders entwickeln, dass du Fehler machst (wir machen sie alle!!), Angst hast zu versagen oder es Tage gibt wo du einfach gar nix hinkriegst.

Sei beruhigt: Auch das ist normal und es ist bei mir auch nicht anders – wirklich! Aber vergiss nie: Das Schöne am MomPreneur-Dasein ist, dass DU SELBST entscheiden kannst, was für dich ganz persönlich am wichtigsten ist. DU SELBST kannst jeden Tag aufs Neue entscheiden und das solltest du auch!

Für mich persönlich ist die Planung so etwas wie „die halbe Miete“, als MomPreneur erfolgreich zu sein und im alltäglichen Wahnsinn nicht unterzugehen.

Wie sieht deine Planung aus? Was funktioniert für dich? Ich bin wie immer neugierig auf deine Erfahrung und dein Feedback und freue mich über einen Kommentar unten. Wenn du dich mit anderen MomPreneurs austauschen möchtest, dann kannst du das gerne in unserer geschlossen MomPreneurs Facebook Gruppe tun. Bis bald!

Bilder: Esther Eisenhardt

6 Comments
  • Dani
    Posted at 08:17h, 06 September Antworten

    Danke, Esther, für die Anregung mit der Fokus-Zeit. Ich werde mir Trello mal ansehen, denn ich stimme Dir zu: Planung ist die halbe Miete und hilft ungemein, um sich zu fokussieren und etwas „wegzuschaffen“.
    Und es gibt ja so viele Ablenkungen …

    • Esther Eisenhardt
      Posted at 08:52h, 06 September Antworten

      Liebe Dani, lieben Dank für deinen Kommentar. Ja – es gibt immer so viele Ablenkungen. Ich kenne das nur zu gut. Deshalb zwinge ich mich regelrecht immer wieder und jeden Tag auf meine wichtigsten Ziele und Aufgaben zu achten 🙂

  • Rebekka
    Posted at 15:29h, 06 September Antworten

    Super Idee mit dem Focus Keeper! Habe ich mir gleich runtergeladen. Danke für den Beitrag!

    • Esther Eisenhardt
      Posted at 19:10h, 06 September Antworten

      Sehr gerne, liebe Rebekka! Der Fokus Keeper ist super – und wenn du ihn konsequent anwendest, dann funktioniert das richtig gut!

  • Maren Rüppell
    Posted at 07:04h, 09 September Antworten

    Liebe Esther,
    vielen Dank für die beiden tollen Beiträge! Ich bin selbst ein großer Fan von Struktur und umfassender Planung, meistens gelingt es auch gut;)
    Super finde ich Dein Bild in Schritt 3, hier stelle ich bspw. fest, dass ich auf C noch deutlich zu viel Zeit verwende.
    1000 Dank und viele Grüße

    Maren vom Brabbelblog-Team

    http://brabbelblog.de

  • Esther Eisenhardt
    Posted at 07:39h, 09 September Antworten

    Vielen Dank für deinen Kommentar, liebe Maren! Es freut mich, wenn dir mein Blogpost hilft. Und sei beruhigt – mir selbst geht es auch manchmal so. Aber gut, wenn einem das dann klar wird 🙂

Post A Comment